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La fin d’emploi et l’indemnité de départ, ce que vous devez savoir!

Dans ce numéro

Critères pour déterminer une indemnité de départ raisonnable en milieu non syndiqué

Planification de la terminaison d’emploi tant sur le plan humain que juridique

Lettre et entente de fin d’emploi

Meilleur moment pour procéder à la rencontre de fin d’emploi 

 

Les principes juridiques entourant la détermination de l’indemnité de départ sont normalement bien connus des représentants d’entreprises, mais demeurent néanmoins un sujet sur lequel nous sommes interpellés, sur une base régulière, par nos clients. Effectivement, les principes ne sont pas toujours faciles d’application et varient selon des circonstances bien précises de chaque dossier.

D’une part, cette chronique se veut un bref rappel des principes juridiques applicables pour évaluer une indemnité de départ raisonnable en milieu non syndiqué, en plus d’être un guide quant à la planification de la terminaison d’emploi tant sur le plan juridique que sur le plan humain, lequel sera minimiser les risques de poursuite par un salarié mécontent de la tournure des évènements.

CRITÈRES POUR DÉTERMINER UNE INDEMNITÉ DE DÉPART RAISONNABLE EN MILIEU NON SYNDIQUÉ

D’emblée, vous devez porter une attention particulière aux politiques de l’entreprise ou au contrat écrit intervenu avec le salarié. Le contrat comportet-il une clause d’indemnisation en cas de fin d’emploi ? Quelle est la politique applicable dans cette situation? Avez-vous des précédents à l’intérieur de l’entreprise pouvant vous orienter quant au montant à être accordé ?

À défaut de politique ou de clause d’indemnisation dans un contrat écrit, les principes pour établir une indemnité de départ raisonnable (communément appelé « délai de congé ») se fondent essentiellement sur l’article 2091 du Code civil du Québec1 (ci-après appelé « C.c.Q. »), lequel énonce qu’une ou l’autre des parties à un contrat de travail puisse y mettre fin en donnant à l’autre partie un délai de congé raisonnable notamment en tenant compte de la nature de l’emploi, des circonstances particulières dans lesquelles il s’exerce et de la durée de la prestation de travail.

La jurisprudence abondante au cours des dernières années est venue approfondir la notion de « délai de congé raisonnable ». Il appert que de façon générale, selon les circonstances particulières de chaque dossier, les tribunaux accordent entre 1 à 4 semaines d’indemnité de départ par année de service continu du salarié au sein de l’entreprise jusqu’à un maximum de 12 à 15 mois. Les critères établis par la loi et la jurisprudence se résument comme suit :

  • Nature de l’emploi ;
  • Durée de la prestation de travail ;
  • Circonstances particulières dans lesquelles il s’exerce ;
  • Âge du salarié ;
  • Circonstances de l’embauche ;
  • Nature des représentations effectuées au moment de l’embauche

N’oubliez pas la Loi sur les normes de travail (ci-après appelé « L.n.t »), dont ses articles 82 et 83 stipulent le minimum obligatoire à être accordé à un salarié, à titre d’indemnité, au moment de sa fin d’emploi, laquelle varie également selon le nombre d’années de service continu dudit salarié au sein de l’entreprise. Il est à noter que l’indemnité obligatoire prévue à la L.n.t. n’est pas cumulative, mais concurrente avec l’indemnité de départ prévue à l’article 2091 C.c.Q, c’est-à-dire que vous devrez la considérer lors de votre analyse et réduire votre offre en conséquence.

PLANIFICATION DE LA TERMINAISON D’EMPLOI TANT SUR LE PLAN HUMAIN QUE JURIDIQUE. BIEN CONNAÎTRE LE SALARIÉ, UN ATOUT !

Une fin d’emploi n’est pas évidente à gérer tant sur le plan juridique que sur le plan humain. Une rencontre de fin d’emploi, ça se planifie ! À notre avis, bien connaître la personnalité et la situation personnelle que peut vivre ledit salarié avant de faire une rencontre de fin d’emploi sont des éléments importants. Si vous êtes une grande entreprise et vous ne connaissez pas le salarié pour qui vous désirez terminer l’emploi, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de vos collègues de travail, lesquels pourront certes vous aider.

Bien connaître la personne dont vous êtes sur le point de rencontrer vous donnera des outils nécessaires pour bien vous préparer mais également pour appréhender les questions et réactions du salarié pendant la rencontre. Également, cela vous permettra de mettre sur pied une offre de fin d’emploi qui pourra s’avérer intéressante autant pour l’entreprise que pour le salarié.

Effectivement, une fin d’emploi ne signifie pas seulement de donner une indemnité de départ en argent, malgré qu’il faille respecter le minimum établi par la L.n.t. Il existe plusieurs autres modalités de fin d’emploi qui peuvent être proposées au salarié et c’est à ce moment qu’une bonne connaissance de la personne que vous avez devant vous peut s’avérer fort utile.

En outre d’une indemnité de départ, voici des exemples de modalités que vous pourriez insérer dans une entente de fin d’emploi :

  • Une lettre de référence ;
  • Le maintien des avantages sociaux ;
  • Les services d’une firme spécialisée en relocation professionnelle ;
  • Le remboursement des dépenses encourues.

LETTRE ET ENTENTE DE FIN D’EMPLOI

Lors de la rencontre de fin d’emploi, vous devez avoir préparé une lettre, laquelle comprendra notamment les motifs sur lesquels l’entreprise a pris la décision de procéder à cette fin d’emploi. Une rédaction adéquate de cette lettre est importante, car elle constituera un élément de preuve en cas de litige.

S’il s’agit d’un congédiement disciplinaire, vous devez y inclure un simple résumé de chacune des mesures disciplinaires antérieures qui ont amené à cette fin d’emploi. Assurez-vous d’avoir également une gradation des sanctions dans le dossier disciplinaire du salarié.

À défaut d’avoir une gradation des sanctions au dossier du salarié, la première question que vous devrez vous poser est la suivante : le congédiement est-il la sanction appropriée dans les circonstances ?

 

Sauf si vous êtes en présence d’une faute grave du salarié, la sanction de congédiement pourrait être considérée comme étant trop sévère par les tribunaux et vous pourriez être forcé à réintégrer le salarié dans ses fonctions, et ce, en plus de lui rembourser sa perte de salaire entre la journée du congédiement et l’ordonnance du tribunal à cette fin.

Une lettre de fin d’emploi doit être simple et claire, et ce, afin de minimiser les risques d’incompréhension de la part du salarié. Nous vous conseillons d’y indiquer le montant obligatoire de l’indemnité de départ auquel le salarié à droit aux termes de la L.n.t. D’autant plus que la L.n.t. prévoit que cette somme doit être versée au moment de la fin d’emploi.

Pour ce qui est des autres modalités proposées, notamment le délai de congé raisonnable en vertu de l’article 2091 du C.c.Q., nous vous conseillons d’insérer dans la lettre de fin d’emploi, une référence à un document « Entente de fin d’emploi ou transaction et quittance », laquelle devra être annexée à ladite lettre. Les modalités prévues à l’« Entente de fin d’emploi ou transaction et quittance » doivent être conditionnelles à son acceptation par le salarié et à la signature dudit document. Le salarié aura sans doute besoin de temps de réflexion avant de signer votre entente. Le cas échéant, laissez-lui l’occasion de réfléchir à la proposition et soyez ouvert à quelconque contre-proposition raisonnable de sa part !

MEILLEUR MOMENT POUR PROCÉDER À LA RENCONTRE DE FIN D’EMPLOI

Nous vous conseillons de faire une telle rencontre vers la fin de la semaine, soit de préférence le jeudi et proposer au salarié de vous revenir au début de la semaine suivante, dans le cas où celui-ci devait réfléchir à votre proposition. La fin de semaine donnera au salarié le temps nécessaire pour bien décanter l’évènement et il sera alors mieux disposé à vous soumettre une contre-proposition ou à accepter votre proposition la semaine suivante. Également, à ce moment de la semaine, le salarié peut encore bénéficier des différents services gouvernementaux à sa disposition au besoin, sans compter que son absence sera moins remarquée par ses collègues de travail.

D’autre part, nous vous recommandons de faire ce type de rencontre à la fin d’une journée de travail. Pourquoi ? Cela évitera notamment au salarié de croiser l’un de ses collègues de travail lors de la sortie de votre bureau, ce qui peut être néfaste autant pour l’entreprise que pour le salarié congédié.

En terminant, rappelez-vous qu’une fin d’emploi bien planifiée et effectuée de façon professionnelle peut éviter bien des insatisfactions de la part du salarié et également éviter des litiges coûteux pour votre entreprise

(1) Article 2091 C.c.Q : « Chacune des parties à un contrat à durée indéterminée peut y mettre fin en donnant à l’autre un délai de congé. Le délai de congé doit être raisonnable et tenir compte, notamment, de la nature de l’emploi, des circonstances particulières dans lesquelles il s’exerce et de la durée de la prestation de travail. »

 

 

 

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